CRM會議管理是一項很重要的管理功能。這包括計劃、組織、指導和控制。一個管理良好的會議是分享信息、明確方向和消除模糊的有效方式。它有益于協(xié)調團隊成員的努力和對項目事項獲得即時反饋，提供了一種集體解決項目問題機遇的方式。會議主持人通過計劃、主持和引領會議，創(chuàng)造適當?shù)膱F隊氣氛。他/她必須明確對會議的期望。依據項目要達到的目標，主持人必須指導、闡明、控制、總結和評估會議結果。如果主持人在會議上講得過多，會議可能會低效。

    開會是一種正式溝通的渠道，項目經理通過會議解決問題，安排工作，制定計劃和決策，是推動項目最終達成目標的重要手段。因此，項目會議管理就變得十分的重要。
通過項目會議，項目經理可以將有關政策和指標傳達給項目團隊成員，使與會者了解項目共同目標，自己的工作與他人的關系，并明確自己的目標，同時項目經理可以及時地獲得反饋信息；項目會議可以充分表現(xiàn)與會者在項目組織中的身份、地位和影響，使會議中的信息交流能在人們的心理上產生影響，可以使與會者產生一種共同的見解、價值觀和行動指南，密切相互之間的關系，可以幫助澄清誤會，處理各種沖突并利用他人的知識和技巧來解決問題；通過項目會議，被人們所忽視的問題有可能被發(fā)現(xiàn)，進而認真地加以研究和解決；會議交流的正式性也可以使每一位與會者產生責任感和約束力，會議還可以幫助營造民主氣氛，給與會者提供共同參與和共同討論的機會，最終做出良好的決策。

    進行項目會議管理時應該堅持以下一些原則：（1）制定會議管理的政策；（2）會議應在真正需要的時候召開，會議應該解決一定的實際問題；（3）確定會議的目的，不召開無意義、無目的的“糊涂會”；（4）明確參加會議的人員，與會議議題無關的人員無需要參加會議；（5）準備會議議程；（6）準備會議材料；（7）嚴格遵守會議的開始是時間；（8）按議程進行，提高會議效率；（9）鼓勵與會者的積極參與，發(fā)揚民主，集思廣益；（10）掌握和控制會議，引導會議發(fā)言朝著結論進行，避免會議跑題太遠；（11）會議不要超時，避免冗長的會議，在必須延長會議時間時，應征得大家的同意；（12）結束時進行總結，編寫會議記錄（或會議紀要）：（13）即使分發(fā)會議記錄與會議成果。

會議可能是低效的或完全是浪費時間的，特別是項目經理犯下面一些常見的錯誤時：
召集太多或太少的會議；
在會前忽視分發(fā)會議日程；
沒能邀請有決策權的管理人員；
沒能與在會上做主要發(fā)言的人員協(xié)調；
在瑣碎的事情上花費了太多的時間；
沒能將活動任務分配給具體人員。
項目會議是否成功依賴于各種不同因素。這包括會議類型（嚴肅的還是自由的）、會議形式（正式的還是非正式的）、提前計劃的程度和主持人表現(xiàn)的權力水平。項目經理必須意識到這些因素，并恰當?shù)乩眠@些因素，以便有效地管理會議。下面就如何有效管理會議提供一些實用性指南。

充分計劃和良好管理的項目會議，可能會非常富有成效。就像下面將要討論的那樣，有效的會議管理發(fā)生在會議之前、會議期間和會議之后。

（1） 會議前。
按前面所論述的問答程序，決定會議是否確實需要。如需要，那么就要：
確定會議目標，要把項目進展或狀態(tài)評審與問題解決會議分開舉行；
為會議討論設定基本規(guī)則；
確定誰確實要參加，并只邀請這些人員；
盡早通知與會者會議的目標、地點和時間；
事先分發(fā)會議日程；
列出要在會上涉及到的事項，并預演會上的發(fā)言；
按時開始和結束會議。

（2） 會議期間。
為了使會議盡量簡短，且富有成效，項目經理應做到以下幾點：
制定具體時間限制，并堅持這一時限；
會議一開始，就要明確會議的具體目標；
多從與會者處了解情況（聽應多于講）；
使會議按日程進行，防止與會者“跑題”；
利用直觀教具幫助說明你的觀點，鼓勵其他與會者效仿；
就是否達成一致意見或仍然存在分歧，定時總結討論結果；
當工作需要進一步完成時，將工作分配給團隊成員。

（3） 會議后。
當然，絕大多數(shù)工作要在會議之外完成。因此，要跟蹤團隊成員所分配的工作和分發(fā)準確的會議記錄，并在下次會議上使用會議記錄，檢查工作結果。要保留會議記錄，特別是項目計劃、組織和評估會議的記錄。這些記錄要簡潔、清楚和具體。會議記錄可以包括下面內容：

下次會議的時間、地點和說明；
這次會議的時間和地點，與會者名單及其在項目中擔任的角色；
討論的會議事項；
已達成一致的決定和需要進一步研究的問題；
活動事項和負責跟蹤及在下一次會議上向團隊匯報的人員。
美國的統(tǒng)計數(shù)據表明，一個項目經理一生中，平均大約八年的時間開會。在項目環(huán)境中，時間通常是很緊迫的，因此使用一些能使會議重點突出和富有成果的特殊方法是重要的。這可以通過確保主持人和與會者都能很好地扮演其角色來實現(xiàn)。下面是一些能使團隊會議更富有成效的建議：

主持人的角色是設定期望，確保團隊集中討論會議主題和避免偏離主題，并鼓勵團隊成員積極參與。參與會增加團隊成員對項目的接受和承諾。
與會者的角色是做好準備，表現(xiàn)出自信和興趣，發(fā)言時不要“壟斷”討論。
幽默的角色是活躍會議氣氛，并可提升和指明團隊的道德水準。幽默要健康，即不要諷刺和指向任何團隊成員。任何時候都要避免使用種族和性別偏見的幽默。中國的《讀者》和美國的《讀者文摘》上的幽默是為大眾廣泛接受的，可供參考。
如果要參加由別人召集的會議，項目經理和職能經理一樣可能都不喜歡這類會議。毫無疑問，良好組織的項目會議為項目成功提供了有效工具。但是，項目經理有時可能利用電話，與團隊成員私下討論或召開簡短的特別會議來解決一些很重要的問題。

項目經理必須記住，好的項目會議本身并不是溝通的終點。項目經理必須通過增加他/她們對結果的承諾水平，使團隊成員遵從他/她們的承諾。

CRM系統(tǒng)為此也提供的了會議管理模塊,通過會議管理模塊,可以進行會議的計劃與安排,會議的記錄與總結.

在會議通知模塊可以設定會議的時間,開會的會議室,通知與會人員,人數(shù),時間,議題,內容等,保存后CRM系統(tǒng)可以自動通知相關與會人員,并在與會人員的日程中生成會議的日程安排,以提醒相關人員準時出席會議,如下圖所示:

在日程安排中自動生成日程,如下圖所示: