CRM會(huì)議管理是一項(xiàng)很重要的管理功能。這包括計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制。一個(gè)管理良好的會(huì)議是分享信息、明確方向和消除模糊的有效方式。它有益于協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)成員的努力和對項(xiàng)目事項(xiàng)獲得即時(shí)反饋，提供了一種集體解決項(xiàng)目問題機(jī)遇的方式。會(huì)議主持人通過計(jì)劃、主持和引領(lǐng)會(huì)議，創(chuàng)造適當(dāng)?shù)膱F(tuán)隊(duì)氣氛。他/她必須明確對會(huì)議的期望。依據(jù)項(xiàng)目要達(dá)到的目標(biāo)，主持人必須指導(dǎo)、闡明、控制、總結(jié)和評估會(huì)議結(jié)果。如果主持人在會(huì)議上講得過多，會(huì)議可能會(huì)低效。

    開會(huì)是一種正式溝通的渠道，項(xiàng)目經(jīng)理通過會(huì)議解決問題，安排工作，制定計(jì)劃和決策，是推動(dòng)項(xiàng)目最終達(dá)成目標(biāo)的重要手段。因此，項(xiàng)目會(huì)議管理就變得十分的重要。
通過項(xiàng)目會(huì)議，項(xiàng)目經(jīng)理可以將有關(guān)政策和指標(biāo)傳達(dá)給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，使與會(huì)者了解項(xiàng)目共同目標(biāo)，自己的工作與他人的關(guān)系，并明確自己的目標(biāo)，同時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理可以及時(shí)地獲得反饋信息；項(xiàng)目會(huì)議可以充分表現(xiàn)與會(huì)者在項(xiàng)目組織中的身份、地位和影響，使會(huì)議中的信息交流能在人們的心理上產(chǎn)生影響，可以使與會(huì)者產(chǎn)生一種共同的見解、價(jià)值觀和行動(dòng)指南，密切相互之間的關(guān)系，可以幫助澄清誤會(huì)，處理各種沖突并利用他人的知識和技巧來解決問題；通過項(xiàng)目會(huì)議，被人們所忽視的問題有可能被發(fā)現(xiàn)，進(jìn)而認(rèn)真地加以研究和解決；會(huì)議交流的正式性也可以使每一位與會(huì)者產(chǎn)生責(zé)任感和約束力，會(huì)議還可以幫助營造民主氣氛，給與會(huì)者提供共同參與和共同討論的機(jī)會(huì)，最終做出良好的決策。

    進(jìn)行項(xiàng)目會(huì)議管理時(shí)應(yīng)該堅(jiān)持以下一些原則：（1）制定會(huì)議管理的政策；（2）會(huì)議應(yīng)在真正需要的時(shí)候召開，會(huì)議應(yīng)該解決一定的實(shí)際問題；（3）確定會(huì)議的目的，不召開無意義、無目的的“糊涂會(huì)”；（4）明確參加會(huì)議的人員，與會(huì)議議題無關(guān)的人員無需要參加會(huì)議；（5）準(zhǔn)備會(huì)議議程；（6）準(zhǔn)備會(huì)議材料；（7）嚴(yán)格遵守會(huì)議的開始是時(shí)間；（8）按議程進(jìn)行，提高會(huì)議效率；（9）鼓勵(lì)與會(huì)者的積極參與，發(fā)揚(yáng)民主，集思廣益；（10）掌握和控制會(huì)議，引導(dǎo)會(huì)議發(fā)言朝著結(jié)論進(jìn)行，避免會(huì)議跑題太遠(yuǎn)；（11）會(huì)議不要超時(shí)，避免冗長的會(huì)議，在必須延長會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)征得大家的同意；（12）結(jié)束時(shí)進(jìn)行總結(jié)，編寫會(huì)議記錄（或會(huì)議紀(jì)要）：（13）即使分發(fā)會(huì)議記錄與會(huì)議成果。

會(huì)議可能是低效的或完全是浪費(fèi)時(shí)間的，特別是項(xiàng)目經(jīng)理犯下面一些常見的錯(cuò)誤時(shí)：
召集太多或太少的會(huì)議；
在會(huì)前忽視分發(fā)會(huì)議日程；
沒能邀請有決策權(quán)的管理人員；
沒能與在會(huì)上做主要發(fā)言的人員協(xié)調(diào)；
在瑣碎的事情上花費(fèi)了太多的時(shí)間；
沒能將活動(dòng)任務(wù)分配給具體人員。
項(xiàng)目會(huì)議是否成功依賴于各種不同因素。這包括會(huì)議類型（嚴(yán)肅的還是自由的）、會(huì)議形式（正式的還是非正式的）、提前計(jì)劃的程度和主持人表現(xiàn)的權(quán)力水平。項(xiàng)目經(jīng)理必須意識到這些因素，并恰當(dāng)?shù)乩眠@些因素，以便有效地管理會(huì)議。下面就如何有效管理會(huì)議提供一些實(shí)用性指南。

充分計(jì)劃和良好管理的項(xiàng)目會(huì)議，可能會(huì)非常富有成效。就像下面將要討論的那樣，有效的會(huì)議管理發(fā)生在會(huì)議之前、會(huì)議期間和會(huì)議之后。

（1） 會(huì)議前。
按前面所論述的問答程序，決定會(huì)議是否確實(shí)需要。如需要，那么就要：
確定會(huì)議目標(biāo)，要把項(xiàng)目進(jìn)展或狀態(tài)評審與問題解決會(huì)議分開舉行；
為會(huì)議討論設(shè)定基本規(guī)則；
確定誰確實(shí)要參加，并只邀請這些人員；
盡早通知與會(huì)者會(huì)議的目標(biāo)、地點(diǎn)和時(shí)間；
事先分發(fā)會(huì)議日程；
列出要在會(huì)上涉及到的事項(xiàng)，并預(yù)演會(huì)上的發(fā)言；
按時(shí)開始和結(jié)束會(huì)議。

（2） 會(huì)議期間。
為了使會(huì)議盡量簡短，且富有成效，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
制定具體時(shí)間限制，并堅(jiān)持這一時(shí)限；
會(huì)議一開始，就要明確會(huì)議的具體目標(biāo)；
多從與會(huì)者處了解情況（聽?wèi)?yīng)多于講）；
使會(huì)議按日程進(jìn)行，防止與會(huì)者“跑題”；
利用直觀教具幫助說明你的觀點(diǎn)，鼓勵(lì)其他與會(huì)者效仿；
就是否達(dá)成一致意見或仍然存在分歧，定時(shí)總結(jié)討論結(jié)果；
當(dāng)工作需要進(jìn)一步完成時(shí)，將工作分配給團(tuán)隊(duì)成員。

（3） 會(huì)議后。
當(dāng)然，絕大多數(shù)工作要在會(huì)議之外完成。因此，要跟蹤團(tuán)隊(duì)成員所分配的工作和分發(fā)準(zhǔn)確的會(huì)議記錄，并在下次會(huì)議上使用會(huì)議記錄，檢查工作結(jié)果。要保留會(huì)議記錄，特別是項(xiàng)目計(jì)劃、組織和評估會(huì)議的記錄。這些記錄要簡潔、清楚和具體。會(huì)議記錄可以包括下面內(nèi)容：

下次會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)和說明；
這次會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)，與會(huì)者名單及其在項(xiàng)目中擔(dān)任的角色；
討論的會(huì)議事項(xiàng)；
已達(dá)成一致的決定和需要進(jìn)一步研究的問題；
活動(dòng)事項(xiàng)和負(fù)責(zé)跟蹤及在下一次會(huì)議上向團(tuán)隊(duì)匯報(bào)的人員。
美國的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理一生中，平均大約八年的時(shí)間開會(huì)。在項(xiàng)目環(huán)境中，時(shí)間通常是很緊迫的，因此使用一些能使會(huì)議重點(diǎn)突出和富有成果的特殊方法是重要的。這可以通過確保主持人和與會(huì)者都能很好地扮演其角色來實(shí)現(xiàn)。下面是一些能使團(tuán)隊(duì)會(huì)議更富有成效的建議：

主持人的角色是設(shè)定期望，確保團(tuán)隊(duì)集中討論會(huì)議主題和避免偏離主題，并鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員積極參與。參與會(huì)增加團(tuán)隊(duì)成員對項(xiàng)目的接受和承諾。
與會(huì)者的角色是做好準(zhǔn)備，表現(xiàn)出自信和興趣，發(fā)言時(shí)不要“壟斷”討論。
幽默的角色是活躍會(huì)議氣氛，并可提升和指明團(tuán)隊(duì)的道德水準(zhǔn)。幽默要健康，即不要諷刺和指向任何團(tuán)隊(duì)成員。任何時(shí)候都要避免使用種族和性別偏見的幽默。中國的《讀者》和美國的《讀者文摘》上的幽默是為大眾廣泛接受的，可供參考。
如果要參加由別人召集的會(huì)議，項(xiàng)目經(jīng)理和職能經(jīng)理一樣可能都不喜歡這類會(huì)議。毫無疑問，良好組織的項(xiàng)目會(huì)議為項(xiàng)目成功提供了有效工具。但是，項(xiàng)目經(jīng)理有時(shí)可能利用電話，與團(tuán)隊(duì)成員私下討論或召開簡短的特別會(huì)議來解決一些很重要的問題。

項(xiàng)目經(jīng)理必須記住，好的項(xiàng)目會(huì)議本身并不是溝通的終點(diǎn)。項(xiàng)目經(jīng)理必須通過增加他/她們對結(jié)果的承諾水平，使團(tuán)隊(duì)成員遵從他/她們的承諾。

CRM系統(tǒng)為此也提供的了會(huì)議管理模塊,通過會(huì)議管理模塊,可以進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃與安排,會(huì)議的記錄與總結(jié).

在會(huì)議通知模塊可以設(shè)定會(huì)議的時(shí)間,開會(huì)的會(huì)議室,通知與會(huì)人員,人數(shù),時(shí)間,議題,內(nèi)容等,保存后CRM系統(tǒng)可以自動(dòng)通知相關(guān)與會(huì)人員,并在與會(huì)人員的日程中生成會(huì)議的日程安排,以提醒相關(guān)人員準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議,如下圖所示:

在日程安排中自動(dòng)生成日程,如下圖所示: